【意外なところに落とし穴!】飲み会幹事の注意事項

【意外なところに落とし穴!】飲み会幹事の注意事項

会社に入ると新年会や忘年会、歓送迎会等で飲み会に参加する機会は多数あります。
ただ参加するだけであれば良いですが、幹事として飲み会を主催する側になると途端に大変になりますよね?

・日程の調整
・場所の確保
・参加人数の調整
・席はどのタイプにするか(座敷や掘りごたつ等)
・上長への挨拶、〆のお願い

パッと思いつくだけでこれだけあります。

そこで、実際に飲み会幹事の見落としがちなミス(実体験込み)をご紹介しようと思います。

①予約人数のミス

私も実際に幹事をするまであり得ないミスだろうと思っていました。
しかし、実際に新人歓迎会を主催したときに予約人数が二人分足りていないことに気づかず当日を迎えてしまいました。

原因は主賓である新人二人分の席の確保を忘れていたことでした。
なぜ忘れたかというと、事前に社内の共有メッセージで出欠はしっかり取っていました。その中に当然新人二人も宛先として含めています。

しかし、新人の歓迎であるが故に新人二人は出欠の返事が無く、そのまま出席と回答した方だけの席を確保してしまったのです。

この歓迎会自体は私を含め二名の幹事で仕切っていました。
出欠の確認、店の予約は私が行っており、万が一のためにも「〇〇人で予約を取りました」というメッセージも投げておりましたが、相方も新人が含まれていないことに気づかず、そのまま会を迎えてしまいました。

多少面倒でも参加者名簿は確実に作るべきだったと痛感した経験でした。


②会費が税別だった

会費は〇〇円です。と事前にお知らせしていたにもかかわらず、当日行ってみたら税別の料金でした、となると参加者からの印象も最悪です。

ホットペッパー等のインターネットから予約できるお店であれば、税の表記は確実にされているかと思いますが、インターネットから予約できないような店の場合は要注意です。
面倒でも事前に電話連絡して確認しましょう。

③席がイメージと違った

飲み会では席も重要です。
友人と飲みに行くくらいであれば、席はどこでもいいかもしれません。
しかし、会社の飲み会でそうはいきません。

人数が少なければ個室の席、数十人であれば大広間を取る必要があります。
ここでやりがちなのがインターネット予約の場合です。

大体の場合、店の内観として写真が挙げられているかと思いますが、その写真を見て「ここでいいや」というように決めてしまうと、「思っていた席と違う」という事態になりかねません。

店の人に言えば、席は見せていただけるので、実際に席を見てから予約を決めましょう。

まとめ

今回の注意事項はいずれも事前のチェックがあれば防げるミスです。
飲み会の幹事はやることがたくさんで、なかなか頭が回らないこともありますが少しでも疑問に思ったことは確実に確認しましょう。
心配であれば幹事の経験がある人に色々質問してみるのもいいでしょう。

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